Các tổ chức hội đoàn để phát triển mạnh mẽ, cần có sự liên kết rộng rãi với các thành viên, và các tổ chức hiệp hội khác, có cùng mục đích hoạt động. Lợi dụng sự phổ cập của internet khắp nơi, việc tạo website, như một kênh thông tin liên lạc trực tuyến, giúp quảng bá hoạt động của tổ chức, là hết sức cần thiết. Khác với các website thương mại, hay tin tức, website của tổ chức, hội đoàn, thường đơn giản hơn về thiết kế các quảng cáo, nhưng lại rất cần chú trọng về bố cục, và nội dung trình bày trên website. Sau đây là một số kiến thức cơ bản cần trang bị, để thiết lập một website hội đoàn, hiệp hội hoạt động hiệu quả.

Mục đích cấu tạo các website hội đoàn- tổ chức xã hội là tạo một kênh thông tin, về lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Giúp cung cấp thông tin, thông báo sự kiện, tin tức mới, từ tổ chức đến thành viên. Vì vậy website cần thiết kế sao cho bố cục thông thoáng, trình bày rõ ràng, và sắp xếp các thư mục thông tin một cách khoa học. Các thông tin hoạt động lớn- nhỏ cần được làm nỗi bật trên website. Yêu cầu đặt ra là, khi truy cập website ban đầu, người xem có thể định hướng được hoạt động của tổ chức, thông qua cấu trúc website, và nội dung trình bày trên trang chủ. Có thể tạo ấn tượng cho website bằng các thiết kế logo, banner, với nhiều kiểu hiệu ứng hiện đại, đồng thời làm nỗi bật Sologan, hoặc phương châm hoạt động của tổ chức trên website để thu hút người xem.

Để tạo độ tin cậy tối ưu, và sự nghiêm túc trong tác phong của tổ chức, cần hạn chế tối đa các quảng cáo sản phẩm, dịch vụ ngoài lề. Thay vào đó là làm nổi bật mục đích hoạt động của tổ chức, lĩnh vực hoạt động, cũng như hệ thống cấu thành, năng lực, đội ngũ nhân sự, của tổ chức-hiệp hội. Cần chia sẽ kiến thức, thông tin hội nghị, các bài viết về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động của tổ chức. Bên cạnh đó, các hình ảnh sinh hoạt, hội họp, hay các chương trình do hội đoàn tổ chức, cũng cần được đăng tải chi tiết, rõ ràng, sinh động và thực tế.

Để website hoạt động lâu dài, khi thiết kế cần chú ý đến khả năng tự tạo các thư mục, và dung lượng cho phép đăng tải nội dung trên website. Một website không giới hạn các phân mục, và quản trị viên có thể thêm, xóa, sửa nội dung dễ dàng, với dung lượng lớn, là nền tảng cho mọi hoạt động lâu bền trong tương lai.

Một chức năng đặc biệt không thể thiếu cho tất cả các website tổ chức hội đoàn là, cho phép tạo diễn đàn, nơi các thành viên tham gia thảo luận, về mọi vấn đề của tổ chức. Danh mục diễn đàn có thể chia thành nhiều “box” nội dung khác nhau theo từng chủ đề, giúp người xem có thể đặt câu hỏi, tham gia đóng góp ý kiến về các chương trình hoạt động của tổ chức. Cho phép người dùng ghi danh tham gia thảo luận, để lại câu hỏi, và đưa ra ý kiến đối với các hoạt động trên website. Nhờ đó, website sẽ sôi động, và gần gũi hơn với người sử dụng.

Website phải có nút ghi danh, và chức năng quản trị, phân cấp thành viên. Cho phép nhiều đối tượng ghi danh thành viên, và cấp quyền hoạt động cụ thể, cho từng đối tượng thành viên khác nhau. Cho phép thêm, sửa, xóa, và tự động lưu thông tin của người dùng khi ghi danh tài khoản thành viên. Vì các tổ chức, hội đoàn… thường gồm nhiều thành viên xây dựng, và tham gia quản trị. Do đó việc phân quyền quản trị để giám sát hoạt động của website tổ chức là rất quan trọng và cần thiết.

Website cần có thể nâng cấp dễ dàng, để có thể bán vé tham dự các cuộc họp hàng năm, đóng tiền niên liễm hội, bán các quà tặng lưu niệm, báo đặc san, tạo sự dễ dàng cho thành viên khắp nơi trên thế giới tham gia, đóng góp, giúp hội có kinh phí hoạt động lâu bền.

Thành viên ở xa, muốn đóng tiền tham dự cuộc họp hàng năm, tránh được việc trái khoái giờ giấc của các nơi trên thế giới, nếu có thể trả tiền online 24/7, là sự thuận tiện cần thiết, xem ra không thể thiếu trong thời đại thông tin toàn cầu hiện nay. Giúp ban tổ chức cuộc họp hàng năm, nắm rõ số lượng người tham gia, tránh sự lãng phí không cần thiết khi có người đặt bàn, chỗ ngồi, rồi vì lý do nào đó không tới được, bàn đã đặt, nhà hàng đã tính, hội phải chi trả.

Một số tiện ích cần thiết để mở rộng khả năng ứng dụng của website hội đoàn cần có như: chức năng bỏ phiếu bầu chọn, chức năng hiển thị lượt truy cập, số người dùng đang online, và chức năng thống kê lượt truy cập trong mỗi giờ, mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng hay mỗi quý…để dễ dàng theo dõi hoạt động của web. Muốn quảng bá website rộng rãi, cần thêm các tiện ích liên kết với các trang mạng xã hội như twitter, Facebook, Linked IN, Google+….để chia sẽ thông tin trên web một cách nhanh chóng nhất.

Như đã ghi ở các bài viết trước, một yêu cầu chung và cần thiết cho tất cả các website trong thời buổi công nghệ, là khả năng tự tương thích với thiết bị người dùng. Đối với website tổ chức, hội đoàn cũng vậy, việc hiển thị tốt trên tất cả các phương tiện truy cập, sẽ tăng khả năng ứng dụng, cũng đừng quên chức năng SEO cho website là một trong các tối ưu theo yêu cầu mới nhất của Google. Vì vậy, hãy tìm hiểu cơ sở thiết kế web, chương trình quản trị web, có thể đáp ứng yêu cầu web tự tương thích (responsive web) hay không, trước khi bắt đầu xây dựng nội dung web.

Một cơ sở thiết kế web chu đáo, sẽ hỗ trợ bảo trì website sau thiết kế, có tài liệu bài viết hướng dẫn sử dụng, có video hướng dẫn sử dụng, tạo sự dễ dàng nhất cho quản trị viên, trong trường hợp quản trị viên của tổ chức chưa có kiến thức về quản trị website, để đẩy mạnh hoạt động của website, và quản trị hiệu quả website, yếu tố hỗ trợ từ nhà thiết kế web vô cùng quan trọng. Do đó hãy bảo đảm rằng nơi chọn để thiết kế web, có dịch vụ hỗ trợ quản trị, bài viết thông tin hướng dẫn, và bảo trì website trong thời gian hoạt động ban đầu, kể cả sau này, khi website gặp sự cố, hay cần nâng cấp, để thích hợp với sự thay đổi nhanh chóng của nền công nghệ thông tin hiện nay.

Bên trên là một số thông tin cơ bản, nội dung cần thiết, để kiến tạo, thiết lập 1 website hội đoàn, giúp định hướng trong việc chọn cơ sở thiết kế web phù hợp cho tổ chức hội đoàn. VNVN luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ thiết kế web mới, chu đáo nhất, thích hợp với sự thay đổi mau chóng của nền công nghệ mới, đáp ứng mọi yêu cầu cho website phát triển đúng hướng, và lâu bền trong tương lai.

Cần tìm hiểu về chương trình thiết kế web tự tương thích (responsive web design) của VNVN vui lòng liên lạc:

VNVN System
14902 Moran Street
Westminster, CA 92683-5538
Web: https://vnvn.com
Tel: 714.988.5388 & Email: Lienlac@vnvn.com.